В 2014 году сайт moeobrazovanie.ru провел онлайн-опрос среди своих пользователей. Предположительно, этот опрос в основном повлиял на ту часть аудитории, представители которой уже некоторое время работали администраторами. Вопрос был задан примерно так: «Сколько карьерных возможностей существует для администраторов?».
Профессия «Администратор»
Многие считают, что работа администратором — это хороший способ начать карьеру. В каком-то смысле это так. Но что должен делать менеджер? Следить за всеми, как сторожевой пес? Хорошо выглядишь?
Профессия секретаря имеет давние традиции. В те времена бары и рестораны назывались трактирами, в Украине — корчмами, придорожные гостиницы — трактирами и корчмами. В этих заведениях обязанности управляющего возлагались исключительно на владельцев, которым иногда помогали помощники (самые богатые могли нанимать слуг в дополнение к владельцам). Владельцы принимали гостей, управляли персоналом, устанавливали правила и следили за их соблюдением. Позже должность лиц с такими обязанностями стала называться «суперинтендант».
В Российской Федерации слово «администратор» впервые появилось в официальном документе в 1995 году. Он использовался в тексте «Общероссийского классификатора профессий».
Описание
Менеджер торговой точки (то же самое относится к менеджерам в ресторанах) организует работу обслуживающего персонала: продавцов, официантов, официанток, барменов и т.д. Этот тип менеджера контролирует выполнение задач персонала в соответствии со всеми стандартами.
Есть и другая ветвь — менеджеры по «клинингу». Их обязанности довольно широки, но задачи, стоящие перед ними, гораздо сложнее. «Супервайзеры» руководят работой мерчендайзеров, заключают от имени компании договоры с различными компаниями на BTL-услуги (презентации, промо-акции и т.д.).
Нередко сотрудники приемной также контролируют доставку товаров. Это может входить в их должностные обязанности, но в реальности обычно возлагается на складских клерков.
Какую специальность нужно получить
Это может быть любая область управления бизнесом: Гостиничный менеджмент, ресторанный менеджмент, социально-культурный сервис, в принципе, любая специальность с любого факультета менеджмента любого университета (чем выше уровень аккредитации, тем больше доверия). По всей Российской Федерации сотни институтов и десятки университетов — от МГИМО и МГУ до Нового российского университета и Новосибирского государственного педагогического университета — предлагают квалификацию, соответствующую должности менеджера.
Выяснилось, что женщины справляются с этой задачей гораздо лучше, чем мужчины. Кажется, что мужчины более строги и лучше справляются с ролью менеджера — кто лучше бывшего солдата организует в вашей компании поистине железную дисциплину и идеальный порядок (пока пустые коробки на филигранно оформленном складе не будут достроены ровненько «по струнке»). Но нет. Бывшие офицеры обычно знают, как навязать бесполезную деятельность своим подчиненным. Но менеджерам также приходится общаться с людьми, которые им не подчиняются (это практически основная часть их работы): Поставщики, те же рекламные компании и, конечно, клиенты. И здесь женское обаяние — незаменимый инструмент. Женщины (если им это действительно нужно) — найти общий язык со всеми. А мужчинам гораздо приятнее общаться с женщинами — молодыми и привлекательными.
Сегодня многих специалистов называют менеджерами и администраторами, но суть профессии так или иначе заключается в управлении, контроле и координации рабочих процессов. Основными задачами этих сотрудников являются:
Что делает администратор
Менеджер — это руководитель, который контролирует рабочие процессы в компании.
Эта должность необходима в гостиничном бизнесе, клубах, магазинах и других заведениях с большим объемом бизнеса. В этом случае менеджер должен правильно организовать взаимодействие между персоналом и гостями.
Работа администратора очень ответственная, поскольку ему приходится выполнять множество мелких и крупных задач.
Основными задачами являются:
- Создание приятной обстановки для клиента,
- Предоставление качественной информации и консультаций клиентам о предлагаемых продуктах и услугах,
- Ведение базы данных и учет посетителей,
- Ведение учета клиентов, запасов, продукции и поставок,
- Работа с жалобами и разрешение конфликтов,
- Общение с руководством и отчетность о проделанной работе,
- Ведение кассовой документации,
- Наблюдение за работой персонала и обеспечение порядка.
Должность администратора необходима в любом бизнесе, связанном с оказанием услуг.
Источник изображения: katemangostar/freepik
Требования к навыкам администратора
Работа администратора требует знаний в следующих областях:
- Нормативные акты и законы, связанные с услугами и правами потребителей,
- Особенности маркетинга и менеджмента в компании,
- методы организации услуг,
- организация труда и рабочая среда сотрудников,
- правила охраны труда и техники безопасности и правила внутреннего трудового распорядка.
Администратор: описание профессии
Работа профессионала специфична, и личная квалификация более важна для выполнения задач, чем ориентация на закон.
Менеджер должен быть вежливым, дружелюбным и внимательным к клиентам. Знание этикета, хорошее выражение лица, умение быть сдержанным, но услужливым.
Хороший администратор знает ассортимент продукции и услуг, предлагаемых компанией.
В большинстве случаев работодатели выбирают на эту должность женщин, потому что они лучше всего соответствуют заявленным требованиям к кандидату.
Самая сложная часть работы секретаря — это разрешение конфликтов. Их приходится решать не только между клиентами и персоналом, но и между обслуживающим персоналом. Это требует настойчивости, самообладания и дипломатии.
Хороший администратор обладает эмпатией, умеет выслушать клиента и помочь ему решить его проблемы как можно лучше.
Самым большим недостатком работы менеджером являются сложные условия труда. Подумайте об этом: Как можно назвать работу легкой, если ее должен выполнять специалист?
Требования к профессии
Чтобы быть успешным менеджером, специалист должен соответствовать следующим требованиям:
- Они имеют высшее образование в области финансов (предпочтительно),
- вы должны иметь степень в области экономики (предпочтительно финансов),
- У вас должна быть хорошая подвижность и ухоженный внешний вид,
- У вас должна быть ухоженная внешность и сильный, воспитанный характер, с которым комфортно работать в офисе,
- иметь представление о деловом этикете,
- быть опытным пользователем компьютера,
- обладать хорошими коммуникативными навыками,
- обладать организаторскими способностями,
- Уметь справляться с конфликтными ситуациями и разрешать их мирным путем,
- Будьте эмоционально стабильным человеком.
В каких сферах работает администратор
В наше время ни одна компания или социальное учреждение не может обойтись без менеджера. Мы видим этих профессионалов практически везде:
- Социальные и общественные учреждения (администрация, банк, поликлиника, школа, учреждение культуры и т.д.),
- Объекты досуга и спорта (спортзалы, бассейны, клубы, школы танцев),
- Услуги (салоны красоты, соляные комнаты, массажные студии, автосервис и т.д.)
- Торговля и общественное питание (магазины, автозаправочные станции, кафе и рестораны).
Плюсы и минусы работы администратора
Чтобы получить полное представление о профессии менеджера, давайте кратко опишем основные преимущества и недостатки его функциональных задач.
Плюсы
- Работа предполагает профессиональное развитие,
- способность общаться с большим количеством людей,
- возможность работать в максимально привлекательной сфере,
- приобретение опыта общения с людьми разных психотипов,
- Улучшение собственных навыков общения,
- Высокий спрос на рынке труда, что говорит о том, что такой специалист может найти работу без длительного поиска,
- Они встречают много интересных людей и имеют возможность завязать полезные знакомства.
Минусы
- Низкий уровень вознаграждения,
- изнурительное общение со многими людьми,
- Я провожу много времени на ногах,
- Работа со спорными и противоречивыми ситуациями,
- Высокий уровень материальной и социальной ответственности.
Как видите, положительные моменты в профессии менеджера перевешивают отрицательные.
Поскольку сама профессия предполагает выполнение ряда задач по координации и контролю, это обуславливает перечень определенных требований:
Принцип работы
При общении с клиентами и сотрудниками необходимо уметь отстаивать свою точку зрения. В общении с клиентами и сотрудниками важно уметь высказывать свое мнение, защищать себя и разговаривать с другими. Кроме того, необходимо сохранять определенную позицию.
При общении с клиентами администратор должен грамотно реагировать в соответствии с должностной инструкцией. В то же время задача администратора — создать приятную обстановку для клиентов и персонала, найдя точку соприкосновения. В этом случае требуется хорошее знание правил деловой этики, а также основных правил поведения.
Какие плюсы и минусы у профессии
Преимущества работы секретарем включают:
- Возможность заниматься интересной работой,
- Достаточно высокая зарплата,
- Результатом этой работы является позитивная атмосфера в команде и довольная клиентура,
- возможность получить важный практический опыт работы в качестве психолога и развить коммуникативные навыки,
- требует постоянного обучения, что дает возможность развивать свои навыки, что дает возможность карьерного роста,
К основным недостаткам профессии относится высокий уровень ответственности при работе в команде и с клиентами, а также очень частые стрессовые ситуации.
