— Повышенная производительность. Рабочий процесс можно контролировать. Все задачи записываются и расставляются по приоритетам. Это означает, что вам не нужно помнить все и волноваться, если вы забыли что-то важное. Ваша производительность обязательно возрастет.
Как сделать рабочее место источником энергии
В офисе мы устаем — но не всегда удовлетворены тем, что сделали. Масштабная работа требует состояния потока. Этого трудно достичь, потому что постоянно есть отвлекающие факторы. И мы сами, не нужно говорить, постоянно пытаемся отвлечься на отдых. Давайте рассмотрим, как перестановка рабочих мест может помочь нам сосредоточиться.
Идеального рабочего места не существует — все зависит от того, чем вы занимаетесь.
В наше время мало кому не хватает компьютеров, особенно бухгалтерам и предпринимателям. Вопрос в том, нужно ли вам пространство для создания бюрократии, проверки и подписания документов и ведения записей от руки.
Например, вы работаете бухгалтером в небольшой компании с упрощенной системой налогообложения. Вы ведете файлы, составляете отчеты и используете ключевые документы. Если основные бумажные документы хранятся в шкафу, то некоторые документы, находящиеся на разных стадиях завершения, сложены в вашем офисе. Удобно ли они расположены или есть ли для них место? Вертикальные полки для хранения документов или настольные полки — хороший выбор.
Что еще вам нужно для вашей обычной работы? Это может быть календарь со свободными листочками, калькулятор или календарь. Убедитесь, что то, что вам нужно, находится рядом с вами, удобно в использовании и не заполняет офис.
И да, должно оставаться немного «воздуха» даже после того, как вы положили все, что у вас есть под рукой. Если ваш офис все еще слишком мал, вам может понадобиться более просторный офис.
Стационарный компьютер или ноутбук
И здесь все зависит от сценария вашей работы. Если вы работаете только в офисе, ничто не мешает вам использовать компьютерный стол с системным блоком. Если вы время от времени работаете дома или совмещаете офис с удаленной работой, то это ноутбук.
Многие люди борются со своими настольными компьютерами, но не переходят на ноутбуки из-за приверженности к большему экрану. Из этой ситуации есть выход — есть способы подключить ноутбук к экрану в столе. Это также позволяет сохранить удобное положение головы, чтобы вы могли смотреть прямо на экран, не наклоняясь.
Если дисплей невозможен, сам ноутбук можно использовать в качестве экрана, поставив его на более высокую подставку. Ввод с помощью дополнительной клавиатуры.
Главное — спросите себя, комфортно ли вам. Мы не хотим двигать экран выше, вправо или влево, чтобы наши шеи не уставали, а руки не были жесткими. Эти проблемы могут стоить нам здоровья и зачастую решаются быстро и редко.
Нужен ли второй монитор
И здесь все зависит от того, что именно вы делаете. В большинстве случаев эти два экрана полезны для тех, кто работает с большим количеством данных, например, интегрирует данные из разных источников.
Например, бухгалтеры могут использовать два экрана таким образом.
- на одном открыть исходную базу в системе бухучета, на втором — аналитические и проверочные таблицы в Excel;
- первичку на одном мониторе, систему учета, например карточку ОС со всеми вкладками, — на втором;
- учетная программа — на одном, почта, новости, внутренняя CRM, чат для общения с клиентом — на втором.
Даже если ваш начальник отказывается купить вам второй экран сейчас, настаивайте и убеждайте его. Вода режет камень.
— Сократите запасы. На рабочем месте должно находиться только самое необходимое. Вовремя избавляйтесь от поврежденного или устаревшего оборудования, ненужных канцелярских товаров, устаревших версий документов, ненужных файлов в системе и т.д.
Шаг 1. Порядок на столе начинается с размусоривания
Некоторые люди любят пропускать ненужную бюрократию, а некоторые считают этот шаг самым сложным, но его необходимо начать. Позволяйте просроченным документам, неактуальным запискам, сломанным канцелярским принадлежностям и другим ненужным предметам отправляться в мусор.
Все, что остается после уборки, выглядит скептически. Предметы, используемые ежедневно, могут оставаться на поверхностях в офисе или в соседних ящиках. Предметы, которые собираются реже одного раза в неделю, можно хранить в шкафу или на полке. Это позволяет сохранить пространство организованным и чистым, а периодически вставать из-за компьютера, чтобы достать предметы, — полезная тренировка.
Шаг 3. Система хранения
Инвестиции в умный органайзер — хорошая идея. Главное, чтобы она была удобной для вас и, самое главное, приятной для глаз, чтобы вы могли поддерживать чистоту и порядок. Если в них есть место для зарядки телефона, а еще лучше, если они беспроводные, чтобы избавиться от кабелей — это замечательно.
Шаг 4. Мусор в мусорку
Поставьте небольшое ведро рядом с вашим офисом, поскольку обещание «я выброшу эту бумагу, когда проснусь в следующий раз» редко срабатывает.
Как бы вы ни старались, в вашем офисе скапливаются всевозможные мелкие предметы. Вместо того чтобы с энтузиазмом смотреть на них, заведите небольшой диск, миску или другую емкость, чтобы выбрасывать их. Главное — использовать их время от времени.
Это особенно важно, если вы решаете крупные, сложные задачи, такие как подготовка НДС или отчетов о прибыли. Если наше внимание рассеяно, то даже несколько секунд могут занять 23 минуты, прежде чем мы сможем снова сосредоточиться. К таким выводам пришла Глория Марк, профессор кафедры компьютерных наук Калифорнийского университета в Ирвайне.
ПОРЯДОК НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
С чего начать? Поговорите с администрацией и получите ее одобрение. Вам нужна лицензия, чтобы внести некоторые изменения в офисное пространство и улучшить свое рабочее место. Если лицензия получена, приступайте к ее реализации.
Шаг 1: Удалите лишнее. Внимательно посмотрите на свой рабочий стол. Перекладывайте бумаги и выбрасывайте ненужные или нацарапанные предметы по своему усмотрению. Выбрасывайте заметки и другие записи, которые вы уже не помните, зачем они были сделаны.
Сделайте то же самое с офисными шкафами, полками и ящиками во всем офисе. Прикажите всем сотрудникам, начиная с вашего собственного рабочего места. Следите за ними, чтобы потом все были чистыми и опрятными.
Шаг 2: Создайте приятное рабочее место. Переставьте столы, чтобы сделать их более доступными — поставьте новые эргономичные стулья — разместите экраны так, чтобы их верхняя часть находилась на уровне глаз, или немного ниже, чтобы кабели не представляли риска травмирования.
Ваше рабочее место должно быть максимально комфортным и просторным. Ничто не ограничивает движения.
Шаг 3: Удобно расположите офисные предметы. В кабинете секретаря всегда много бумаг, папок, ручек, застежек, молний и других канцелярских принадлежностей. Все это вызывает путаницу на рабочем месте и затрудняет подписание документов или поиск нужных договоров. Найдите специальное место для каждого предмета в вашем офисе.
Шаг 4: Организуйте бюрократию и папки.
Разделите документы на важные и не очень важные. Подумайте о газетах, к которым вы обращаетесь чаще всего. Они должны быть видимыми и доступными. Это означает, что все, что вам нужно сделать, это получить необходимые документы. Менее важные документы можно разместить в лотках или картотеках, а деловые документы — в картотечных шкафах. Используйте архивирование с несколькими разделами для разделения документов по степени их важности. При необходимости храните документы в красочных конвертах. Кроме того, для документов определенных категорий можно использовать специальные оттенки архиватора.
Категоризация документов. Поместите два или три лотка с бумагой на край стола и пометьте их. Например, наклейте красную наклейку на документы, которые должны быть подписаны генеральным директором, зеленую наклейку на документы для отправки по почте и желтую наклейку на документы для отдела кадров. Таким образом, вы всегда будете знать, где что лежит, и вам не придется тратить время на то, чтобы все организовать.
Используйте этикетки для конвертов. Метки могут помочь вам найти то, что вы ищете. Используйте маркеры, разделители и цветные наклейки для идентификации документов. Кроме того, вы можете поместить их в конверты разного цвета. Например, пометьте папки с документами поставщиков желтым цветом, а папки с кадровыми документами — зеленым. Обязательно укажите название каждого цвета и сохраните документ на Google Диске. Доступ к нему должен быть быстрым, вы не должны тратить время на его поиск. Для этого воспользуйтесь опцией электронного документа. Например, чтобы найти нужный файл на Google Диске, просто введите его имя в адресную строку.
ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ОФИСНОГО ПРОСТРАНСТВА И РАБОЧИХ ПРОЦЕССОВ
Бережливая визуализация — один из инструментов концепции простого производства. Информация, представленная в виде инфографики и диаграмм, воспринимается легче, чем пространные текстовые описания.
Иллюстрации позволяют устно объяснять и практиковать то, на что в противном случае могло бы уйти время. Хорошо известно, что время имеет решающее значение. К секретарям часто обращаются сотрудники с такими просьбами, как сканирование документов или приготовление кофе. Они объясняют это неумением пользоваться технологиями, но на самом деле большинство из них слишком ленивы, чтобы приложить усилия. Чтобы уменьшить количество таких запросов, рабочие места можно визуализировать. Вот некоторые лучшие практики
Шаг 1: Используйте схему «плавательной полосы». Эта диаграмма может проиллюстрировать даже самые сложные офисные процедуры. Например, как сотрудники взаимодействуют с клиентами. Кроме того, диаграмма может представлять процесс передачи ответственности от одного человека к другому (например)
Начало схемы плавательной дорожки похоже на эстафету. Идея заключается в том, чтобы сократить время ожидания в процессе доставки другому ответственному лицу.
Шаг 2: Создайте блок-схемы для использования с офисным оборудованием.
Они необходимы для того, чтобы люди, которые никогда не пользовались принтером или сканером, могли самостоятельно печатать/сканировать документы. Вы можете попросить своего дизайнера создать интересную инфографику. Также стоит подготовить полезные «головоломки» по использованию кофеварок, диспенсеров для туалета и другого офисного оборудования (рис. 1).
Шаг 3: Визуализация рабочего процесса. Для этого подойдут наклейки, цветные стикеры и маркеры.
Установите быстрый вызов. Если вы постоянно забываете, у кого какой номер на кнопке быстрого вызова, наклейте на него лист бумаги с этикеткой. Например, кнопка 1 предназначена для бухгалтерии, 2 — для логистики и т.д. Если быстрый вызов сложнее — опубликуйте все номера — запишите их на блокноте IT или листе формата А4 (в зависимости от объема) и повесьте его прямо над своим рабочим столом. Расположите все так, чтобы вам не приходилось смотреть высоко вверх, чтобы снять
Организуйте свою бюрократию. Нарисуйте для себя четкую блок-схему, даже если вы точно помните, какой документ нужно отправить в какой отдел или поставщику. Это избавит ваш мозг от необходимости запоминать все, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном. Также можно использовать диаграммы «дорожки для купания».
Создайте план кухни, убирайте за собой и т.д. Используйте инфографику. То же самое можно сделать с канцелярскими принадлежностями, хранящимися в шкафах. Например, повесьте на двери простые инструкции о том, что должны делать сотрудники, когда они получают определенные предметы для работы. Таким образом, шкаф остается аккуратным в течение более длительного времени и позволяет избежать постоянных вопросов и просьб о канцелярских принадлежностях (рис. 2).
Используйте наклейки с надписью о том, что пора заказывать канцелярские товары. Например, знать, что между заказом и доставкой проходит два дня. Подсчитайте количество типов офисов, потребленных за этот период. Пачки бумаги для принтера, 50 папок, 2 ручки и т.д. — Это аварийный запас, который должен оставаться в компании. При достижении следующего фиксированного материала используйте цветные наклейки для разделения аварийного запаса. Разместите их на стопках бумаги, бланках и папках. Каждый раз, когда вы смотрите на свой шкаф, вы видите, что акции приближаются к «критической точке» (стикер). Затем настало время заказать канцелярские принадлежности (Рисунок 3).
КАНБАН В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ
Канбан — это японская система карточек, которая позволяет выполнять работу своевременно. Toyota была первой компанией, которая применила его к производственным процессам. Таким образом, компания избежала перепроизводства во время кризиса и смогла выпустить модели в срок.
Что отличает его от других, так это борьба с многозадачностью. Многие люди считают, что многозадачность — это ключ к продуктивности. Это не так. При многозадачности наш мозг не успевает сосредоточиться на одной задаче за один раз. Это приводит к низкому качеству работы и напрасной трате энергии. С помощью японской системы мы можем решить проблему многозадачности и сосредоточиться на одной задаче за один раз.
Карточки Канбан особенно полезны для секретарских задач. Может использоваться при организации и ведении дел. Тщательное управление задачами. Для создания таблиц Канбан можно использовать специальные приложения, такие как Trello, Asana, Bitrix24, а также инструменты импровизации. Возьмите хлопковый щит или маркерный стол и разделите поле на три колонки. Первый должен выполнять все задачи, второй — текущую работу, а третий — интегрированные задачи. Каждый сотрудник выбирает наклейку одного цвета (рис. 4). Здесь важны допущения — количество «незавершенных работ» не должно превышать трех. Это позволит вам сосредоточиться на конкретных задачах.
Что вы получаете от использования карточек Канбан в своей работе?
— Визуальное представление всех задач.
— Четкое понимание того, что необходимо сделать в течение дня и как расставить приоритеты. Благодаря принципу ограничения количества «рабочих» задач, вы избегаете огромных списков задач и не перегружаетесь работой.
— Повышенная производительность. Рабочий процесс можно контролировать. Все задачи записываются и расставляются по приоритетам. Это означает, что вам не нужно помнить все и волноваться, если вы забыли что-то важное. Ваша производительность обязательно возрастет.
Когда вы применяете карточки Канбан в управлении бизнесом, вы регулярно анализируете свою работу за выходные. Это необходимо для того, чтобы понять, над чем нужно работать и какие процессы необходимо улучшить. Последнее тесно связано с кайдзен, еще одним принципом Lean.
Бережливая визуализация — один из инструментов концепции простого производства. Информация, представленная в виде инфографики и диаграмм, воспринимается легче, чем пространные текстовые описания.
Советы, как навести порядок на рабочем месте:
- Оставьте только действительно нужное. Даже если у вас мало вещей, но большой чемодан, он в итоге всё равно окажется чем-то заполнен. Проверните этот трюк со своим рабочим пространством: чем меньше стол, тем проще будет организовать на нём порядок. Размещайте столько вещей, сколько вам реально нужно: едва ли вы будете сразу использовать 10 ручек, достаточно лишь одной запасной, остальные пусть отправляются в шкаф.
- Закреплённые места. Используйте полки, контейнеры, держатели, разделители. Это вдобавок облегчит поиск вещей.
- Ревизия. Возвращайте всё на прежнее место в конце рабочего дня, чистите папку «Загрузки», упорядочивайте файлы. Это поможет получить удовлетворение от завершения рабочего дня и завтра быстрее включиться в процесс.
- Зоны. Рабочий стол — место для работы, для еды и отдыха используйте другую зону, если это возможно. Уберите еду, игрушки и даже смартфон, если он постоянно не нужен в работе.
- Рабочие процессы
Организуйте суть своей работы:.
- Заносите все задачи в один источник: таск-менеджер, блокнот, заметки на телефоне. Исключите случайные листочки и стикеры.
- Создавайте понятную файловую структуру документов, давайте подробные единообразные имена.
- Оцифровывайте всё, что можно оцифровать, а лучше дублируйте файлы компьютера в любое облачное хранилище, чтобы у вас был доступ к рабочим документам в любой ответственный момент.
- Решайте задачи последовательно, ведь эффективной многозадачности не существует.
Большую часть дня мы проводим на работе, поэтому постарайтесь сделать ее максимально комфортной и приятной для работы. Тренируйте свою память, внимание и мышление с помощью эмулятора Wikium, чтобы успевать больше и работать продуктивнее.
На Западе существует специализация «консультантов по организационному увеличению». Они помогают клиентам организовывать свои комнаты, офисы, печатные и электронные файлы и разрабатывать индивидуальные системы планирования.
Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы
Не храните документы, которые не имеют отношения к вашей текущей работе. Если ваш офис завален бумагами, связанными с прошлой, прошедшей, настоящей и будущей работой, наступит хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы в папки.
- важные и срочные;
- срочные и неважные;
- важные и несрочные;
- несрочные и неважные.
Эти папки следует хранить в специальных органайзерах, а не складывать в стопки, чтобы упростить движение документов.
Правило 8. Наводите порядок как можно чаще
Клаттер помог Алану Тьюрингу и Александру Флемингу создать их. Однако такие примеры единичны.
Неорганизованность негативно влияет на большинство людей, что приводит к снижению концентрации и продуктивности. Регулярно спрашивайте себя, все ли предметы находятся в нужном месте в офисе.
Для наглядности описанные хаки проиллюстрированы на схеме. Распечатайте их и повесьте перед своим рабочим столом.
