Выработать привычку планировать каждый день — это одно. Другая задача — убедиться, что ваш план действительно продвигает вас к вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов для достижения этой цели.
Правила планирования времени
Как правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:
- Планируйте, что вы собираетесь делать. Это важно для обычных офисных работников и еще более важно для фрилансеров и других самозанятых людей. Определите, что вы будете делать и в каком порядке. Таким образом, вы не потеряете время и сможете легко переходить от одной работы к другой.
- Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет вам поставить правильные цели.
- Планируйте свое свободное время. Правильное управление временем не означает работать как лошадь. Делайте перерывы для отдыха, чтобы не потерять работоспособность.
- Создайте свои собственные правила. Проанализируйте свой опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику устройства и стоимость прошлых результатов.
- Сосредоточьтесь на главном. Некоторые рутинные задачи просто отнимают много времени. Если вы можете позволить себе игнорировать их, делайте это в отношении самых важных вещей.
Как правильно организовать рабочий день
Метод Франческо Чирилло
Цирилло предлагает чередовать работу и отдых: 25 минут на работу и 5 минут на отдых. Помните метод помидоров? Да, я знаю. В юности автор пробовал делать это с помощью обычных кухонных часов в форме помидора.
Идея заключается в следующем: Вы знаете, что приближается праздник. Гораздо проще не отвлекаться на просмотр социальных сетей, личные телефонные звонки, разговоры с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.
Этот метод настолько прост и эффективен, что вы можете попробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.
Метод Дэвида Аллена
Бизнес-тренер разработал систему «Getting Things Done», цель которой — тщательно записывать все задачи и правильно организовывать рабочий день. Ничто не должно оставаться только в памяти, все должно быть перенесено на бумагу или в электронное приложение. Вам также следует расставить приоритеты, определить сроки выполнения задач и при необходимости составить контрольный список.
Такой подход поможет вам ничего не упустить, понять, какие задачи являются приоритетными, и облегчить свою нагрузку. Trello или Wunderlist подходят для выполнения задач. Также можно клеить наклейки на стену — главное, что вы на них напишете.
Метод Айви Ли
Один журналист советует каждый вечер составлять список из шести задач и расставлять их по приоритетам. А на следующий день вы переходите от первой задачи к последней — и в итоге выполняете шесть задач.
Метод Райдера Кэрролла
Создатель метода — планировщик, и это видно по придуманной им системе bullet journal. Это поможет вам выполнять повседневные задачи. Идея заключается в том, что вы создаете электронную таблицу, в которой строки задач пересекаются со столбцами дней недели. Вы делаете свою работу — рисуете квадрат. Недостатком системы является то, что ее разработка занимает много времени. Но эта система — отличный стимул для тех, кто не видит пробелов в своей электронной таблице.
Метод Тима Ферриса
Гуру продуктивности советует следовать закону Парето, который гласит, что 20% усилий дадут 80% результата, а остальные 80% усилий дадут только 20% результата. Так что перфекционизм — это скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — сосредоточьтесь на важных вещах!
И не забывайте закон Паркинсона: чем больше времени вы тратите на свою работу, тем больше времени она займет. Вот почему важно правильно планировать свое свободное время.
Метод Марка Твена
Автор сказал: «Если утром съесть лягушку, остаток дня обещает быть прекрасным, потому что худшее уже позади. Поэтому сделайте неприятные задачи сейчас — и все остальное встанет на свои места, как по волшебству.
Метод Бенджамина Франклина
Один из отцов-основателей Соединенных Штатов, Бенджамин Франклин, знал ценность минут и секунд. Ему приписывают высказывание «время — деньги».
Франклин изобрел пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.
Она основана на жизненных ценностях. Это универсальные моральные принципы, которые необходимо учитывать при принятии любого решения. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои собственные. Снизу вверх, шаги следующие:
- Глобальная цель.
- План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять для ее достижения.
- План на ближайшие 3-5 лет.
- Планы на год и месяц.
- Еженедельные и ежедневные планы — на вершине пирамиды.
Ежедневный план отличается от списка дел тем, что в нем указано, когда что-либо должно быть сделано. Расписание и график есть не только у студентов. Каждый, кто хочет оптимально использовать свое время, планировать свой день по часам и минутам, делает это.
Почему важно составлять дневной план
Важно составить расписание на день, чтобы эффективно использовать свое время и успеть сделать как можно больше. Планирование помогает вам оставаться сосредоточенным и сконцентрированным.
На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но если приложить немного усердия и творческого подхода, а также использовать несколько подручных средств, можно составить хороший план для достижения своих целей.
Джедайские техники
Джедайская техника пустого ящика — это метод планирования своего дня, управления своим временем и задачами. Он был разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым как разновидность метода GTD (GettingThingsDone).
«Входы» (или «исходные данные») — это задачи, предположения и планы, требующие конкретных действий или решений. Когда «почтовый ящик» переполнен, мозг неспокоен и не может работать продуктивно. Поэтому нужно очистить почтовый ящик и заняться делами.
Как работать с «инбоксом»
- Записывайте задачи, идеи, покупки и т.д. в отдельный список («входящие»).
- Все вещи должны храниться в одном месте. Не создавайте слишком много списков.
- Пустой «почтовый ящик» означает, что информация отсортирована и собрана в одном месте.
- В папке «Входящие» хранятся ваши дела до сортировки. Когда добавляются новые задачи («Входящие»), завершенные задачи удаляются из него.
- Проверяйте список в определенное время (раз в день или неделю), вычеркивайте уже выполненные задачи, добавляйте новые.
Техника джедаев предлагает только два приоритета для задач — те, которые нужно сделать, и те, которые не нужно.
Список задач (или to-do list)
Наш разум постоянно гудит от мыслей о незавершенных делах и событиях. Когда мозг переполнен «входами», он не может работать продуктивно. Когда вы записываете что-то, вы освобождаете свой мозг. Вот почему полезно составить список дел.
Найдите удобное приложение для ведения списка. Используйте популярные Todolist, Evernote, Doit.Im. Если вам не подходят приложения, заведите обычный блокнот или календарь.
Записывайте предстоящие задачи в список вплоть до мельчайших деталей. Проверяйте ежедневные записи, заметки на столе и стикеры, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.
Вначале список будет хаотичным. Следующий шаг — структурирование и определение приоритетов.
Составьте список самых важных дел, которые необходимо сделать. Используйте принцип Парето 80/20. Идея заключается в том, что в списке из 10 вещей есть две, которые важнее остальных.
Вы можете использовать таблицу тайм-менеджмента, в которой все дела упорядочены по степени важности и срочности. Возьмите лист бумаги и разделите его на четыре части. Это создает четыре квадранта. Теперь возьмите свой список дел и отнесите каждую задачу к соответствующему квадранту:
- A — важные и срочные дела (требующие немедленного внимания),
- В — важно, но не срочно (долгосрочно),
- С — срочное, но не важное (стоит делать в последнюю очередь),
- D — не срочный и не важный.
Сначала может показаться, что составить список дел сложно. Но как только у вас появится первый «почтовый ящик», все станет проще и быстрее.
Составьте список своих дел на сегодня и отметьте, сколько времени вы планируете на них потратить. Вы можете измерить свое время с помощью часов или секундомера.
Метод самой важной задачи
Подумайте, какая задача для вас сегодня наиболее важна, и выполните ее. Затем определите следующую важную задачу Не обязательно записывать ее.
Этот метод гораздо более эффективен, чем предыдущий, поскольку он предполагает естественную расстановку приоритетов. Это уместно, когда мы знаем, что нужно сделать сейчас, без всякого планирования.
Простой список дел
Запишите все дела, которые вы хотите сделать сегодня, и делайте их в том порядке, который вам больше всего подходит.
Это очень простая техника и в то же время самая важная. Он является основой для других методов планирования, описанных далее в этой статье.
Метод Айви Ли
Составьте список задач, пронумеруйте их в порядке важности и выполняйте их в таком порядке. Рекомендуется планировать не более шести задач в первом варианте.
Этот метод помогает сосредоточиться на главном и подходит для планирования задач, на которые не требуется много времени.
